Praca w Excelu z tabelami i danymi w nich zbudowana jest w taki sposób, że użytkownik może wygodnie je przetwarzać i analizować. W tym celu do programu wbudowane są różne narzędzia. Korzystanie z nich zakłada, że użytkownik ma pewną wiedzę, ale z nimi Excel staje się potężnym narzędziem analitycznym. Programista pakietu Office stara się uprościć większość swoich programów, aby mogły być w pełni wykorzystane przez dowolną osobę.
Arkusz kalkulacyjny można przekształcić w narzędzie do analizy danych.
Czasami przed autorem dokumentu istnieje potrzeba ograniczenia wprowadzania danych. Na przykład dane z predefiniowanego zestawu powinny zostać wprowadzone do określonej komórki. Excel daje tę możliwość.
Treść
- 1 Tworzenie list rozwijanych
- 2 Techniczna strona problemu
- 3 Usuń listę
- 4 Wniosek
Tworzenie list rozwijanych
Jednym z najczęstszych powodów tworzenia listy podręcznej jest użycie danych z komórki w formule Excel. Łatwiej jest przewidzieć skończoną liczbę opcji, więc byłoby wskazane, aby podać kilka wartości, aby użytkownik mógł wybrać z gotowego zestawu.Ponadto może istnieć inny powód: predefiniowany styl dokumentu. Na przykład w przypadku raportów lub innych oficjalnych dokumentów. Ta sama nazwa działu może być napisana inaczej. Jeśli później ten dokument zostanie przetworzony przez urządzenie, bardziej właściwe byłoby użycie pojedynczego stylu wypełniania zamiast przypisywania mu zadania rozpoznawania, na przykład za pomocą słów kluczowych. Może to stanowić element niedokładności w jej pracy.
Techniczna strona problemu
Przed utworzeniem listy rozwijanej w programie Excel utwórz niezbędne opcje na arkuszu w zakresie komórek. Upewnij się, że ta lista nie ma pustych wierszy, w przeciwnym razie Excel nie będzie w stanie utworzyć żądanego obiektu na arkuszu. Wprowadzone wartości w wierszach można sortować alfabetycznie. Aby to zrobić, odszukaj zakładkę Dane na wstążce Ustawienia i kliknij "Sortuj". Po zakończeniu pracy z danymi wybierz żądany zakres. Nie powinno mieć pustych linii, to ważne! Program nie będzie w stanie stworzyć listy z pustym elementem w sobie, ponieważ pusta linia nie będzie postrzegana jako dane do wyboru. W tym samym czasie można wygenerować listę danych na innym arkuszu, nie tylko w miejscu, w którym będzie znajdować się pole wejściowe.Załóżmy, że nie chcesz, aby inni użytkownicy mogli je edytować. Wtedy sensowne jest umieszczenie ich na ukrytym arkuszu.
Po utworzeniu listy danych wybierz komórkę, w której ma zostać utworzona lista rozwijana. W ustawieniach Excela wstążka na zakładce "Dane" znajdź przycisk "Sprawdź". Kliknięcie go otworzy okno dialogowe. W tym celu należy wybrać pozycję "Zezwól" i ustawić jej wartość na "Lista". W tej komórce metoda wprowadzania zostanie zmieniona, aby wybrać spośród dostępnych opcji. Ale do tej pory opcje te nie zostały określone. Aby dodać je do utworzonego obiektu, w polu "Źródło" wprowadź zakres danych. Aby nie wpisywać ich ręcznie, kliknij ikonę wprowadzania w prawej części pola, wtedy okno zostanie zminimalizowane, a będziesz mógł wybrać niezbędne komórki za pomocą zwykłego wyboru myszy. Po zwolnieniu lewego przycisku myszy okno otworzy się ponownie. Pozostaje kliknąć OK, aw wybranej komórce pojawi się trójkąt, ikona listy rozwijanej. Klikając na niego, otrzymasz listę opcji, które wprowadziłeś wcześniej. Następnie, jeśli opcje znajdują się na oddzielnym arkuszu, możesz go ukryć, klikając prawym przyciskiem myszy jego nazwę u dołu okna roboczego i wybierając odpowiedni element z menu kontekstowego.
Gdy ta komórka zostanie wybrana, obok niej pojawi się kilka przycisków. Aby uprościć zadanie wprowadzania danych przez użytkownika, możesz użyć tego przycisku, aby ustawić nazwę komórki. Możesz zrobić to samo powyżej, obok pola wprowadzania formuły znajduje się odpowiedni element. Lista będzie więc wyraźniejsza, ponieważ użytkownik nie będzie musiał zgadywać według wartości, co dokładnie trzeba wybrać. Ponadto w oknie dialogowym można wprowadzić prompt komunikatu, który zostanie wyświetlony po najechaniu kursorem na komórkę. Jeśli komórka nie powinna pozostać pusta, odznacz "Ignoruj puste wartości". W każdym przypadku należy wybrać pole "Lista prawidłowych wartości".
Usuń listę
Gdy lista rozwijana nie jest już potrzebna, możesz ją usunąć z dokumentu. Aby to zrobić, zaznacz komórkę w arkuszu Excel zawierającym go i przejdź do wstążki Ustawienia w zakładce "Dane" - "Weryfikacja danych". Tam, w zakładce Parametry, kliknij przycisk "Wyczyść wszystko". Obiekt zostanie usunięty, ale zakres danych pozostanie niezmieniony, tzn. Wartości nie zostaną usunięte.
Wniosek
Algorytm tworzenia takich obiektów jest prosty. Przed utworzeniem listy rozwijanej w programie Excel utwórz listę wartości, jeśli to konieczne, sformatuj ją według własnego uznania. Zwróć uwagę na 2 niuanse.Po pierwsze: długość zakresu danych jest ograniczona, próg to 32767 elementów, a drugi: długość wyskakującego okienka zostanie określona na podstawie długości pozycji z listy. Umieszczając ten obiekt na stronie, upraszczasz wprowadzanie danych od innych użytkowników. Ich użycie ma pozytywny wpływ na szybkość i dokładność pracy, pomaga uprościć formuły działające w dokumencie i rozwiązuje problem nierównego formatowania danych tekstowych. Ale jeśli używasz Microsoft Share Point w swojej książce Excela, niemożliwe jest utworzenie listy rozwijanej z powodu ograniczeń w pracy programu publikacyjnego.
