Zapisywanie dokumentu w programie Word, ustawianie, włączanie i wyłączanie autozapisu

Zapisywanie Microsoft Office Word jest jedną z głównych funkcji programu. Jest to akcja, w której wpisany tekst zamienia się w plik multimedialny, który z kolei może być przechowywany i wyświetlany na komputerze, przesyłany na inne nośniki i przesyłany przez sieć. Naprawianie danych jest konieczne, aby nie utracić zmian wprowadzonych podczas edycji dokumentu. Pożądane jest, aby korzystać z tej funkcji tak często, jak to możliwe - wtedy ryzyko utraty danych po wyłączeniu programu lub komputera jest zmniejszone.

W programie Word istnieją dwa typy plików multimedialnych:

1. "Zapisz" - używając tej funkcji podczas edycji, zaktualizujesz dokument, aby nie stracić postępów. Jest to konieczne podczas pracy z jednym tekstem.
2. "Zapisz jako" - zostanie utworzony nowy dokument, który będzie kopią bieżącej wersji oryginału. Źródło z kolei pozostanie nienaruszone.

Istnieje wiele sposobów ochrony tekstu przed utratą, które różnią się złożonością i funkcjonalnością. Są zjednoczeni ogólnymi zaleceniami użycia:

• Zrób to przed wyjściem z programu. Po zamknięciu edytora pojawia się okno, w którym pojawia się monit o zatwierdzenie zmian. Opcje odpowiedzi to "Tak", "Nie" i "Anuluj".Po kliknięciu pierwszego przycisku tekst zostanie nagrany (komputer zaoferuje wybór nazwy i katalogu), ale użytkownicy często popełniają błędy i klikają "Nie". W takim przypadku dokument zostanie po prostu zamknięty i wszystko zostanie utracone. Po kliknięciu przycisku "Anuluj" program nie zostanie zamknięty i można kontynuować pracę z plikiem.
• Zatwierdź zmiany tak często, jak to możliwe. Zapobiegnie to przypadkowej utracie dużej ilości danych wprowadzonych w przypadku przypadkowego zamknięcia lub nieprawidłowego działania z programem lub komputerem.
• Napisz tekst w formacie odpowiednim do przyszłego użytku. Na przykład, jeśli planujesz przeglądać i edytować w starszych wersjach programu lub na innych urządzeniach.
• Przed wysłaniem dokumentu do innej osoby skorzystaj z "Inspektora dokumentów" - dzięki tej funkcji możesz usunąć poufne informacje i zwiększyć bezpieczeństwo użytkowania.
• Nie zapisuj dwóch dokumentów tego samego formatu o tej samej nazwie - tylko ostatni zostanie nagrany, a pierwszy zostanie usunięty.

Treść

• 1 Nazwa i format dokumentu Word
• 2 Najpierw zapisz (utwórz)
• 3 Zapisz jako nowy
• 4 Zapisz jako szablon
• 5 Jak nagrać na CD
• 6 Jak zapisać na dysku USB
• 7 Jak nagrywać za pomocą zdalnego dostępu
  • 7.1 Jak zapisać do SharePoint
  • 7.2 Jak nagrywać w OneDrive
• 8 Jak to zrobić, aby można było otworzyć go w starszych wersjach programu Word
• 9 Jak pisać w alternatywnym formacie
• 10 Jak pisać do PDF lub XPS
• 11 Jak zapisać jako stronę internetową
• 12 Zapisywanie w prostych formatach
• 13 Jak zapisać postęp, jeśli program Word został zamrożony
• 14 Word Autosave
• 15 Wynik

Nazwa i format dokumentu Word

Nazwa składa się z dwóch części - nazwy i rozszerzenia. Kiedy po raz pierwszy zapiszesz tekst w Wordzie, możesz określić je w formularzu "Nazwa.docx" (nazwa do kropki, format - po). Ta funkcja jest dostępna przy użyciu dowolnej metody zatwierdzania zmian. Ponadto możesz określić dane i po ponownej edycji klikając "Zapisz jako". Plik multimedialny z nową nazwą i rozszerzeniem pojawi się osobno. Użyj formatu odpowiedniego dla wszystkich urządzeń, na których zamierzasz czytać i zmieniać tekst. Najbardziej uniwersalny dla Słowa - .doc

Najpierw zapisz (utwórz)

Każdy użytkownik Vord powinien wiedzieć, jak utworzyć w nim dokument. Jest to całkiem proste - są 3 sposoby:

1. Kliknij "Zapisz" lub "Zapisz jako" podczas pierwszej edycji nowego pliku multimedialnego;
2. Naciśnij Ctrl + "S" - ta funkcja powiela pierwszą;
3. Próba zamknięcia okna - sam program zaproponuje zatwierdzenie zmian.

Bez względu na to, z której opcji skorzystasz, pojawi się okno nagrywania. Możesz wybrać katalog i nazwę. Dostosuj te parametry na żądanie.

Zapisz jako nowy

Utworzony dokument można zapisać jako nowy. W takim przypadku oryginał pozostanie, a zmodyfikowana kopia z nową nazwą zostanie ustalona w określonym katalogu. Do tego potrzebujesz:

• W "Plik" kliknij "Zapisz jako";
• Wprowadź nazwę dokumentu;
• Określ format;
• Wybierz lokalizację i kliknij OK.

Zapisz jako szablon

Aby zapobiec zmianom w oryginalnych rekordach danych, ale aby utworzyć inny plik na ich podstawie, zrób szablon:

1. Otwórz żądany tekst;
2. Idź do "Plik";
3. Kliknij "Zapisz jako";
4. Wybierz "Ten komputer" i lokalizację;
5. Wprowadź nazwę tekstu;
6. Wybierz format "Szablon";
7. Zapisz.

Możesz więc użyć dokumentu Word jako źródła podczas tworzenia nowego. Aby to zrobić, otwórz edytor tekstu i kliknij "Utwórz" - "Utwórz z istniejącego".

Jak nagrać na CD

Aby nagrać tekst z Worda na nośnik optyczny, potrzebujesz:

1. Umieść nośnik w napędzie nagrywania;
2. Wybierz jedną z opcji - "Nagrywalny CD" lub "Rewritable" (drugi pozwala na wielokrotne nagrywanie i kasowanie informacji);
3. Kliknij "Start" - "Komputer" i kliknij strzałkę obok tego elementu;
4. Lista dostępnych dysków rozszerzy się;
5. Przenieś wybrane pliki multimedialne według własnego wyboru;
6. Kliknij "Nagraj płytę" i "Jako pamięć USB" lub "Z odtwarzaczem CD / DVD" - w zależności od żądanych wymagań;
7. Utwórz nazwę płyty;
8. Następnie wykonaj wszystko zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie.

Wskazówki dotyczące pisania tekstu na CD:

• Nie próbuj dopasować do nośnika ilości danych przekraczającej dozwoloną wartość. Pojemność dysku jest wskazana na opakowaniu (a czasami na nim). Jeśli pliki multimedialne są duże, lepiej je zapisać na płycie DVD z możliwością nagrywania i przepisywania. To prawda, że ​​nie wszystkie wersje systemu Windows działają z ripowaniem DVD. Będziemy musieli używać specjalnych programów.
• Upewnij się, że na nośniku jest wystarczająca ilość miejsca, aby utworzyć tymczasowe pliki multimedialne niezbędne do prawidłowego nagrywania. Standardowy dysk w systemie Windows wymaga do 700 MB, szybciej - do 1 GB.
• Po zakończeniu procedury kopiowania sprawdź nośnik, aby upewnić się, że dane zostały przesłane i zapisane.

Jak zapisać na dysku USB

Taka opcja zapisu jest potrzebna, gdy trzeba przenieść tekst Worda - szczególnie, jeśli na drugim urządzeniu nie ma dostępu do Internetu. Do tego potrzebujesz:

1. Włóż urządzenie USB do portu;
2. Kliknij "Plik";
3. Wybierz "Zapisz jako";
4. Wybierz "Komputer" lub dwukrotnie kliknij "USB-drive" w "Urządzenia z wymiennymi nośnikami";
5. Wprowadź nazwę dokumentu;
6. Kliknij "Zapisz".

Jak nagrywać za pomocą zdalnego dostępu

Nagrywanie danych w Internecie jest wygodnym sposobem przechowywania danych, ponieważ dostęp do nich jest możliwy w różnych miejscach. Wystarczająco, aby komputery mogły być podłączone do sieci. Do tego potrzebujesz:

1. Otwórz "Plik";
2. Kliknij "Zapisz jako";
3. Wybierz folder sieciowy;
4. Jeśli jest zsynchronizowany z komputerem, wskaż go na liście w obszarze "Komputer";
5. Możesz także rozpocząć wpisywanie nazwy folderu w polu "Nazwa pliku" i nacisnąć Enter;
6. Wprowadź nazwę pliku, w którym chcesz go nagrać, i kliknij "Zapisz".

Jak zapisać do SharePoint

Algorytm:

1. Otwórz "Plik";
2. Kliknij "Zapisz", wyślij i wybierz "Zapisz w SharePoint";
3. Wybierz miejsce do nagrywania, kliknij "Zapisz jako";
4. W oknie dialogowym potwierdź wpis.

Jak nagrywać w OneDrive

Algorytm:

1. Otwórz "Plik";
2. Kliknij "Zapisz na stronie internetowej";
3. Kliknij "Zaloguj się", zaloguj się przy użyciu swojego identyfikatora Windows Live ID, kliknij "OK";
4. Wybierz folder OneDrive, kliknij "Zapisz jako";
5. Wprowadź nazwę pliku i wprowadź.

Dokument będzie dostępny w usłudze OneDrive. Możesz dać innym użytkownikom prawo do przeglądania lub edytowania. Aby to zrobić, udostępnij im link do folderu.

Jak to zrobić, aby można było otworzyć go w starszych wersjach programu Word

Format .docx, który jest podstawowy we współczesnych wersjach pakietu Microsoft Office, nie może być używany w programach Word 2003 i wcześniejszych. Można go otworzyć tylko po zainstalowaniu specjalnego pakietu kompatybilności. Aby uniknąć pobierania, wystarczy napisać tekst w ".doc". Jednak w takim przypadku formatowanie zastosowane przy użyciu Word 2010 i nowszych narzędzi może stać się niedostępne. Aby napisać do ".doc", potrzebujesz:

1. Otwórz "Plik";
2. Wybierz "Zapisz jako";
3. Wprowadź nazwę pliku, kliknij "Zapisz";
4. Na liście rozwijanej określ rozszerzenie "Word 97-2003 Document" i zmień na ".doc";
5. Wprowadź nazwę dokumentu i potwierdź.

Jak pisać w alternatywnym formacie

Jeśli chcesz nagrać dane dla użytkowników, którzy mogą je otwierać i edytować na komputerach z innymi możliwościami, możesz wybrać alternatywne rozszerzenie. Pozwala także dostosować funkcjonalność samego pliku - na przykład, aby uniemożliwić jego zmianę. Najczęściej używane to:

1. PDF i XPS w celu ograniczenia edycji i umożliwienia tylko oglądania;
2. Rozszerzenie strony internetowej do przeglądania tekstu w przeglądarce;
3. TXT, RTF, ODT i DOC - do pracy na komputerach lub w programach o ograniczonej funkcjonalności.

Jak pisać do PDF lub XPS

Te formaty są najbardziej dostępne i popularne w celu ograniczenia edycji. Odbiorca dokumentu może tylko wyświetlać treść. Aby dokonać tego ustawienia, potrzebujesz:

1. Otwórz "Plik";
2. Wybierz "Zapisz jako";
3. Wprowadź nazwę tekstu w odpowiednim polu;
4. Na liście wyboru typów plików określ PDF lub XPS;
5. Jeśli widok będzie tylko w sieci, możesz zmniejszyć rozmiar - kliknij "Minimalny rozmiar";
6. Jeśli chcesz częściowo napisać tekst, uwzględnić nagrane zmiany, właściwości pliku lub utworzyć hiperlinki, wybierz odpowiednie pozycje w "Opcjach";
7. Potwierdź zmiany.

Jak zapisać jako stronę internetową

Ta opcja jest odpowiednia do czytania w przeglądarce. Nie przenosi układu tekstu. Możesz nagrywać zarówno jako zwykłą stronę HTML, jak i jako dokument łączący wszystkie pliki multimedialne (MHTML). W tym celu:

1. Kliknij "Plik";
2. Wybierz "Zapisz jako";
3. Podczas publikowania znajdź nazwę serwera i kliknij ją raz;
4. Wprowadź nazwę pliku;
5. W polu "Typ" określ "Strona internetowa" lub alternatywa - "w jednym pliku";
6. Potwierdź zmiany.

Zapisywanie w prostych formatach

Ta opcja jest potrzebna do napisania tekstu w prostym rozszerzeniu, w którym można przeczytać prawie wszystkie programy do edycji. Najprostszym z nich jest ".txt". Możesz także wybrać ".rtf", ".odt" i ".wps". Należy pamiętać, że ich użycie może doprowadzić do utraty formatowania i układu. Używaj rozszerzeń tylko wtedy, gdy sam tekst jest ważny, a nie jego właściwości. W tym celu:

1. Otwórz "Plik";
2. Wybierz "Zapisz jako";
3. Wprowadź nazwę tekstu;
4. Wybierz typ pliku multimedialnego - jeden z powyższych;
5. Potwierdź zmiany.

Jak zapisać postęp, jeśli program Word został zamrożony

Często, szczególnie na "słabych" komputerach, występują problemy z programami.Niepowodzenie w programie Word może prowadzić do utraty ostatnio wprowadzonych danych. Istnieją trzy sposoby na odzyskanie tekstu po awarii programu lub komputera:

• Zadzwoń do menedżera zadań (Ctrl + Alt + Delete) i "Usuń zadanie" Word. Najprawdopodobniej system zapyta, czy zapisać zmiany. Dokument otworzy się ponownie za kilka minut i będzie zawierał najnowsze dane.
• Jeśli sesja nie została ukończona poprawnie, dane można znaleźć w folderze tymczasowym C: \ Documents and Settings \ Nazwa_użytkownika \ Ustawienia lokalne \ Temp. Istnieją kopie dokumentów, które nie zostały prawidłowo zarejestrowane. Tak więc nawet po wyłączeniu komputera istnieje szansa na zwrócenie tekstu.
• Przełącz komputer w tryb uśpienia. Potem obudź go. Metoda pomaga zamrozić.

Word Autosave

Ta opcja działa domyślnie w programie - dokument jest zapisywany co 10 minut. Jednak podczas pracy z ważnym dokumentem lepiej jest upewnić się, że nie ma ryzyka i sprawdzić obecność kleszcza przeciwnego do funkcji automatycznego zapisywania. Ponadto można zmienić interwał. Ta funkcja jest potrzebna w przypadku komputerów, które są często wyłączone - nie stracisz więc tekstu, który został wprowadzony przed następnym momentem nagrywania.Aby włączyć i skonfigurować:

1. Kliknij "Plik" - "Opcje" - "Zapisz";
2. Upewnij się, że zaznaczone jest pole wyboru obok opcji "Autozapisywanie";
3. Ustaw żądany interwał zapisu postępów;
4. Kliknij OK.

Aby usunąć automatyczne zapisywanie, wykonaj tę samą ścieżkę i odznacz menu.

Wynik

Nagrywanie postępów jest jedną z głównych funkcji podczas pracy z tekstem. Program Word pozwala nie tylko rejestrować postępy, ale także wykonywać je w jednym z wielu formatów i zasadniczo różnych usług.