Elektroniczne zarządzanie dokumentami stało w sprzeczności z zasadą, że kontrakt lub inny ważny fragment tekstu powinien zostać zweryfikowany za pomocą czytelnego i jednoznacznie identyfikowalnego autografu. Przez długi czas nie było rozwiązania tego problemu. Stopniowo technologia EDS, elektroniczny podpis cyfrowy, stała się popularna, a nawet niezbędna w niektórych obszarach. I choć nie wszyscy zwykli użytkownicy znają go i używają, Microsoft ma wbudowaną obsługę tej technologii w swoich aplikacjach do zarządzania dokumentami.
Oficjalne dokumenty muszą być podpisane
Oprócz ratyfikacji umów, EDS jest również używana jako narzędzie do uwierzytelniania listów w wiadomościach e-mail, makrach itd. Mechanizm weryfikacji jest wdrażany za pomocą technologii szyfrowania z kluczem prywatnym, co zwiększa bezpieczeństwo i punkty krypto-oporności. Jego użycie gwarantuje jednoznaczną identyfikację osoby, która z niego korzystała. Również "zapieczętował" otrzymany plik, ponieważ nie można wprowadzać zmian w tekście bez ponownego podpisywania. I "nieprzyzwoitość". Znaczenie tego ostatniego jest takie, że autor dokumentu nie mógł odrzucić udziału w nim.Jest to ważne w środowisku korporacyjnym (i nie tylko).
Wstaw do dokumentu
Możesz sprawdzić zawartość dokumentu EDS, jeśli nie jest zaległa, a jego certyfikat lub właściciel nie jest zagrożony. Wtedy nie ma przeszkód, aby korzystać z tego narzędzia. Aplikacje biurowe obsługujące tę technologię, a to jest Word i Excel, sprawdź wstawiony podpis dla wszystkich tych znaków. Tylko z pozytywnym wynikiem mogą zweryfikować plik tekstowy z jego pomocą. Taka weryfikacja służy jako dowód ważności autografu, nie tylko dla autora dokumentu, ale także dla autora, do którego jest przeznaczony. Zasada wzajemnego bezpieczeństwa i sprawiła, że ta technologia się domagała.
Przed wstawieniem podpisu cyfrowego w programie Word upewnij się, że spełnia on wszystkie podane wymagania. Aby wstawić specjalny obszar do wstawienia podpisu cyfrowego, otwórz dokument w programie Word, umieść kursor we właściwym miejscu i przejdź do zakładki "Wstaw" na wstążce Ustawienia. Tam potrzebna jest grupa "Tekst", będzie po prostu przycisk "Sygnatura". Klikając w niego, otworzysz menu rozwijane, w którym powinieneś wybrać "String Podpisu Microsoft".W miejscu, w którym został umieszczony kursor, region zostanie wstawiony. W tym samym czasie na ekranie pojawi się okno dialogowe konfiguracji, w którym możesz wpisać imię i nazwisko osoby, jeśli to konieczne. Ta osoba musi zweryfikować plik tekstowy, tytuł i adres e-mail. Ponadto, jeśli masz jakieś uwagi lub instrukcje dla osoby podpisującej, należy je wpisać w polu "Instrukcje" w tym samym oknie dialogowym. Gdy kliknie wiersz napisu, twoje komentarze pojawią się w wyskakującym okienku. Jest to bardzo wygodne, gdy nie chcesz obniżyć formatowania dokumentu, wpisując w nim dodatkowy tekst lub tworząc kolejny plik lub notatkę z objaśnieniami. Jeśli chcesz, aby osoba podpisująca przesłała Ci odpowiedź, w tym samym oknie dialogowym zaznacz pole z odpowiednim pozwoleniem. W tym momencie, kiedy wstawi autograf do dokumentu, Słowo da mu możliwość napisania własnego przy swoim komentarzu. W ten sposób Microsoft rozszerza możliwości swojego edytora tekstów do przetwarzania wsadowego plików.
Wszystko w tym samym oknie, możesz dodać datę, zostanie wyświetlona w linii podpisu.Jeśli powinno być kilka takich obszarów, konieczne będzie powtórzenie tej procedury tyle razy, ile będzie to konieczne, za każdym razem, gdy zajdzie taka potrzeba, wypełnienie niezbędnych pól.
Teraz przyjdź do tego numeru od osoby podpisującej. Aby wstawić EDS w obszarze podpisu, otwórz dokument i kliknij lewym przyciskiem myszy. To kliknięcie podświetli linię i da ci pole wejściowe autografu. Teraz możesz wpisać swoje nazwisko, aby wstawić wydrukowaną wersję EDS, lub określić w oknie dialogowym wyboru zdjęcie z autografem na dysku twardym. Zarówno jeden, jak i drugi rozpocznie proces weryfikacji dla określonego podpisu, o czym wspomnieliśmy na początku artykułu, a przy dodatnim wyniku przycisk potwierdzenia pojawi się bezpośrednio w oknie Worda. Klikając na niego, podpisujesz dokument. Właściciele tabletów mają inną opcję. Korzystając z zalet ekranu dotykowego, umieść podpis elektroniczny, tak jak kiedyś, jednym pociągnięciem pióra, tylko w tym przypadku zostanie zastąpiony rysikiem. Należy jednak pamiętać, że obraz w tym przypadku nie powinien różnić się od tego, który wskazałeś podczas rejestracji, co może być trudne. Nowoczesna technologia autoryzacji odcisków palców stopniowo zaczyna być wykorzystywana w mechanizmie EDS, ale program Word nie otrzymał jeszcze odpowiedniej aktualizacji.
Niewidoczny podpis
Jeśli zadanie złożenia jawnego podpisu nie jest tego warte, ale jednocześnie chcesz chronić dokument przed edycją przez osoby nieuprawnione, możesz ponownie umieścić w nim EDS, ale bez dodawania obszaru. W Słowie istnieje taka funkcja. Potwierdzony obraz nie będzie widoczny w treści, ale na pasku stanu w dolnej części okna dokumentu pojawi się odpowiednia ikona. Tylko autor dokumentu może wprowadzać w nim zmiany. Aby dodać taką EDS, kliknij przycisk menu głównego w oknie dokumentu (z ikoną Microsoft Office) i wybierz element Przygotuj, Dodaj podpis elektroniczny i uzgodnij w oknie dialogowym.
Wniosek
Zastosowanie takiego mechanizmu jest uzasadnione nie tylko w środowisku korporacyjnym, ale także wśród zwykłych użytkowników, którzy dbają o swoje bezpieczeństwo. Dlatego praca z nim jest oparta na Microsoft Word tak wygodnie, jak to możliwe, aby każda osoba mogła z niego korzystać.
